Fachveranstaltung als Startschuss für das Agenda Setting

Menschen erreichen – Menschen bewegen – Menschen verbinden

Ein gelungener Fachkongress ist wie ein wertvolles Uhrwerk – wenn alle Zahnräder perfekt ineinandergreifen, funktioniert das Format und wirkt bei den Teilnehmenden lange nach. Deshalb müssen Konzept, Speaker*innen, Location, Catering, Ablauf und die Länge von Gesprächsformaten und Pausen aufeinander abgestimmt sein. Genau das ist uns mit dem HTI-Zukunftskongress 2024 von unserem langjährigen Kunden, der HTI Gienger KG, gelungen.

Ursprünglich von Unternehmensgründer Thomas Herrmann initiiert und mit uns zuletzt 2004 umgesetzt, ist das Kongressformat durch Johann Lohwieser – seit 2023 persönlich haftender Gesellschafter der HTI Gienger – neu aufgesetzt worden.

Unter dem Motto „Im Mittelpunkt der Mensch: Zusammenarbeiten. Wachsen. Baubranche und kommunale Infrastruktur gestalten.“ und den Kernthemen Leadership, Nachhaltigkeit, Innovation und Digitalisierung holte die HTI Gienger die Branche zusammen: Entscheider*innen aus Kommunen, Inhaber*innen, Geschäftsführende, Vertriebs- und Abteilungsleiter*innen und Vertreter*innen von Wirtschaftsverbänden kamen ins Maritim Congress Centrum in Ingolstadt, um zum Start in das Jahr frische Impulse aus unterschiedlichen Perspektiven zu erhalten. Verantwortlich für Konzeption, Organisation, Gestaltung und Kommunikation, begann die Planung für HEINRICH Kommunikation mit der Entwicklung von Zielen, dem Festlegen der Zielgruppen und Messages und reichte von der Auswahl der Location und bis hin zur inhaltlichen Koordination der Vorträge.

In diesem Blogartikel möchten wir nicht nur über das erfolgreiche Event sprechen, sondern auch die Keyfactors einer stringenten und gelungenen Fachveranstaltung aufzeigen. Doch zunächst stellt sich die Frage: Warum ein Fachevent?

Warum auch Ihr Unternehmen von einem Fachkongress profitieren kann

So viel Arbeit für einen einzelnen Tag – lohnt sich das überhaupt? Wie Beate bereits in ihren Learnings aus 2023 aufzeigte, sind tragfähige Beziehungen wieder in den Fokus gerückt und in unserer schnelllebigen Welt der Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens. Ein guter Weg, diese aufzubauen und zu halten, sind persönliche Begegnungen, dedizierte Zeitpunkte und Räume für den Face-to-Face Austausch.

Auch der HTI-Zukunftskongress hatte zum Ziel, Menschen zusammenzubringen und gemeinsam an den Lösungen von Morgen zu arbeiten.

Doch das gelingt nur, wenn die relevanten Themen bespielt werden.

Gleichzeitig sollte ein Kongress nicht nur für den Zeitraum seines tatsächlichen Stattfindens gedacht werden: Mit geeigneten Kommunikationsmaßnahmen lässt sich das Event (digital) verlängern und im Vorfeld sowie im Nachgang bespielen. Gerade bei Austragung zum Jahresbeginn dient das Veranstaltungsformat als wichtiges Kommunikationsmittel: Klug definierte Kernbotschaften fließen ganzjährig in die Kommunikationsarbeit ein und sorgen so für Themen-Stringenz und Glaubwürdigkeit.

Die richtigen Themen: Probleme der Branche kennen und Lösungsansätze bieten.

Aus der über 25-jährigen Zusammenarbeit mit Kunden aus dem Bau-/SHK-Bereich und mit der HTI und GC Gruppe selbst / direkt bringen wir ein hohes Branchenverständnis in die Kooperationen ein. Wir kennen nicht nur die Themen, sondern auch die Zielgruppe wie unsere Westentasche.

Auf dieser Basis und im engen Austausch mit dem Kunden definierten wir im Konzeptionsworkshop die Kernthemen: Mitarbeit und Teamwork, Nachhaltigkeit, Innovation und Digitalisierung sind die Aufgabenstellungen, die die Branche beschäftigen und für die Lösungen gesucht werden. Mit den platzierten Speaker*innen, der passenden Dramaturgie in der Storyline und genügend Gelegenheiten zum Austausch im Netzwerk abseits der Vorträge wurden die richtigen Impulse gesetzt.

Speaker*innen – Von Expert*innen für Expert*innen

Sportfunktionär Michael Henke teilte im ersten Vortrag mit dem Titel „1:0 durch gute Führung, 2:0 durch Vertrauen: Teamwork und Motivation“ seine Einblicke aus 40 Jahren Fußballbranche. Er machte eines deutlich: Wenn alle am gleichen Ziel arbeiten, kann man gemeinsam Berge bewegen.

Direkt im Anschluss widmete sich die Dekanin der Fakultät nachhaltige Infrastruktur Prof. Dr. Ing. Jana Bochert der Technischen Hochschule Ingolstadt ihrem Fachgebiet: „Kommunale Infrastruktur der Zukunft: Unsere Chance, unsere Verantwortung“. Anhand von praktischen Beispielen und Case Studies zeigte sie die kommenden Herausforderungen der Bau- und Infrastrukturmaßnahmen auf und stellte zukunftsfähige Lösungen dar.

Danach sprach die Gründerin und Unternehmensaktivistin Jule Bosch über Innovation. Auch bei ihrem Vortrag „Unternehmen statt Unterlassen – Weltrettung als Geschäftsmodell“ zeigte sie anhand von Beispielen auf, wie Unternehmen vom größten Problem für den Planeten zum Teil der Lösung werden.

Der 3D-Hologramm Vortrag über Digitalisierung und die Rolle des Arbeitenden von Zukunftsforscher und Wirtschaftsjournalist Erik Händeler rundete die Vortragsreihe ab. Er ging auf die Frage ein „Warum der Wohlstand von den Menschen hinter der Technik abhängt“ und verglich die heutigen Entwicklungen und Neuerungen mit denen der Vergangenheit.

Durch gekonnte Planung und Abstimmung der Vorträge wurden die Schwerpunktthemen der Veranstaltung ganzheitlich betrachtet. Das Aufeinandertreffen unterschiedlicher Persönlichkeiten und Perspektiven ermöglichte spannende Diskussionen, auch unter Teilnehmenden in den Pausen. Darin zeigt sich ein weiteres Element eines gelungenen Fachkongresses:

Eine gute Planung und daraus resultierende Flexibilität

In den Wochen und Monaten vor der Fachveranstaltung steckt eine intensive Planung gemeinsam mit dem Gastgeber Johann Lohwieser und seinem Team der HTI Gienger KG. Denn wichtig ist: Je detaillierter und genauer der Ablauf geplant ist und je ausführlicher an alle möglichen Herausforderungen im Vorfeld gedacht wird, desto flexibler ist man am Tag selbst. Nur wer auf alle Gegebenheiten vorbereitet ist, kann auf jede Situation reagieren.

So war es uns möglich, spontan die Podiumsdiskussionen zu verlängern und auszubauen, da nicht nur die Speaker*innen in einem spannenden Dialog waren, sondern auch die Fragen aus dem Publikum nicht abließen. Zur angedachten Zeit zu unterbrechen war keine Option für uns – der Kongress war schließlich für den Austausch da. Überträgt sich diese gute Stimmung dann ins abendliche Programm und diskutieren, lachen und netzwerken die Besucher*innen dort bei Fingerfood, Drinks & Loungemusik, dann wird so ein Event richtig rund und bleibt im Gedächtnis.

Als Expert*innen für Kommunikation und Nachhaltigkeit sind wir Profis in der Projektplanung und -management. Von Veranstaltungen, zu Nachhaltigkeitsreportings bis zu Kampagnen: Wir behalten den Überblick über Ihre Projekte.

Wiedererkennung

Egal ob eine Fachveranstaltung einmalig oder regelmäßig stattfinden soll: ein eigenes Design, welches heraussticht und dennoch für den Kunden steht.

Deshalb haben wir bei HEINRICH Kommunikation mit eigener Grafikabteilung direkt zu Beginn des Projekts ein Logo definiert und das Corporate Design festgelegt. Ziel war es dem bestehenden Erscheinungsbild des Kunden des Kunden zu entsprechen und dennoch für die Veranstaltung einen eigenen Look zu kreieren, um für Sichtbarkeit und Wiedererkennung zu sorgen.

So erstellten wir für den HTI-Zukunftskongress 2024 in enger Abstimmung mit der HTI Gienger KG unterschiedliche Produkte. Darunter waren unter anderem ein Einladungsleporello, Social Media Grafiken, Bildschirmbespielungen für TV-Geräte und Aufzüge, Plakate und vieles mehr.

Fazit

Netzwerkveranstaltungen ermöglichen die persönliche Begegnung und der Bedarf daran ist größer denn je. Ein interessanter Gastgeber mit spannenden Themen, kompetente Speaker*innen mit Haltung, Interaktion & Talkformate, eine gute Atmosphäre im Orga-Team sowie genügend Raum für den persönlichen Austausch und den Fachdialog – et voilà! 

Fotos: Norbert Güntner