Eine Pressemitteilung hat kaum Chancen, in einer Zeitschrift oder in einem Online-Magazin berücksichtigt zu werden, wenn dazu kein brauchbares Bildmaterial zum Download angeboten wird. Pressemeldungen hingegen, die attraktives Bildmaterial mitliefern, werden redaktionell eher berücksichtigt. Redaktionen, die ständig unter großem Zeitdruck arbeiten, sind dankbar für schnell verfügbare Illustrationen. Wer eine Auswahl an Bildern anbietet, sowohl im Hochformat als auch im Querformat, und auch das Beschneiden des Bildformates erlaubt, erleichtert die Layout-Arbeit der Redaktionen.
Worauf kommt es also an? Pressefotos müssen technisch einwandfrei sein. Es ist üblich, Digitalfotos als JPEG-Dateien in hoher Qualität und in einer Auflösung von 300 dpi anzubieten. Auf eine Schärfung verzichtet man, denn sie behindert nur die spätere drucktechnische Aufbereitung der Dateien. Pressefotos werden immer in Verbindung mit einer ausführlichen Bildbeschreibung im Klartext offeriert, die neben den technischen Daten wie Dateiname, Dateigröße, Bildgröße und so weiter auch die Bildrechte und den Fotografen nennt sowie eine stimmige Bildunterschrift (BU) vorschlägt, denn ohne eine BU ist ein Motiv journalistisch gesehen nur die Hälfte wert. Auch in die Bilddatei selbst notiert man alle für die Verwendung des Fotos wichtigen Daten. Solche Metadaten lassen sich mit vielen Bildbearbeitungs-Programmen editieren.